In base al recepimento della IV Direttiva antiriciclaggio e all’emanazione del D.lgs. n. 90/2017, la conservazione dei dati e dei documenti viene regolamentata agli articoli 31 (Obblighi di conservazione) e 32 (Modalità di conservazione). Sebbene dalle novità del nuovo Decreto antiriciclaggio venga espressamente disposta la soppressione dei registri antiriciclaggio a partire dal 4 luglio 2017, il restyling normativo ha allo stesso tempo notevolmente potenziato in compensazione di tale abrogazione, l’obbligo di conservazione, a cui dedica ben quattro articoli (dal 31 al 34).

L’art. 31, co. 1, in particolare, definisce espressamente le finalità del nuovo obbligo di conservazione documentale, individuate nelle seguenti esigenze:
prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo;

• consentire alla competente Autorità l’effettuazione delle analisi di rischio.
• Quanto all’oggetto dell’obbligo, i professionisti devono conservare:
• copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela;
• l’originale ovvero copia avente efficacia probatoria, delle scritture e registrazioni inerenti le operazioni.

La conservazione di tali documenti e informazioni, che vanno a costituire il fascicolo del cliente, deve consentire (al professionista innanzitutto, ma anche eventualmente all’Autorità ispettiva nell’ambito di un controllo) di ricostruire in modo univoco:
la data d’instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico;

• i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione;
• la data, l’importo e la causale dell’operazione;
• i mezzi di pagamento utilizzati.

Per la tenuta del fascicolo della clientela, l’aggiornamento, la modifica ecc. il commercialista deve necessariamente far uso dei dati personali del cliente, ma, come ormai è ben noto, a rafforzare la tutela delle persone fisiche in riguardo all’utilizzo dei dati è intervenuta recentemente l’Ue con il nuovo Regolamento 679/2016.

Circa le modalità di conservazione, veniva espressamente disposto all’art. 32 co. 1 del D.lgs. 231/2007 che: “I soggetti obbligati adottano sistemi di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni idonei a garantire il rispetto delle norme dettate dal codice in materia di protezione dei dati personali (D.lgs. 196/2003) nonché il trattamento dei medesimi esclusivamente per le finalità del decreto”.

Quanto ai sistemi di conservazione dei dati e delle informazioni in base alla norma antiriciclaggio (art. 32, commi 1 e 2), si precisa che tali sistemi devono contestualmente:
garantire il rispetto delle norme dettate in materia di privacy, nonché il trattamento dei medesimi esclusivamente ai fini antiriciclaggio;

• prevenire qualsiasi perdita di dati o informazioni
• assicurare l’integrità e la non alterabilità dei dati e informazioni dopo la loro acquisizione;
• assicurare la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei dati e delle informazioni, nonché il mantenimento della loro storicità.

Quanto al periodo di conservazione dei dati riferito al Regolamento UE, esso viene regolamentato e deve avvenire nel rispetto del principio di limitazione della conservazione dei dati enunciato dall’art. 5, par. 1, secondo cui la conservazione dei dati potrà estendersi ad un arco temporale non superiore a quello strettamente necessario per il raggiungimento delle finalità per cui i dati sono trattati.

Onde assicurare che i dati personali non siano conservati più a lungo del necessario, il professionista dovrebbe stabilire ex ante un termine per la cancellazione o per la verifica periodica del rispetto del principio di limitazione. Si suggerisce pertanto di indicare sempre nel contratto con il cliente e nell’informativa il periodo di conservazione (in base ai riferimenti normativi).

Si ritiene condivisibile il criterio civilistico che individua in dieci anni il periodo di conservazione dei documenti rilevanti ai fini contabili, tributari e antiriciclaggio, in conformità con quanto previsto dalle norme di riferimento anche in relazione alla decorrenza dell’obbligo”.